Karhutla juga memperlihatkan bahwa keterlambatan informasi dapat memperbesar dampak bencana. Titik panas yang terdeteksi, misalnya, perlu segera diverifikasi. Hasil verifikasi harus diteruskan kepada pihak yang berwenang, diikuti keputusan yang jelas dan tindakan sesuai tingkat risiko. Rantai komunikasi yang panjang, kewenangan yang tumpang tindih, atau informasi yang tidak terintegrasi dapat memperlambat tindakan. Karena itu, kecepatan respons bukan semata-mata persoalan jumlah personel dan peralatan. Kecepatan juga ditentukan oleh kualitas koordinasi, kejelasan tanggung jawab, dan kemampuan mengubah informasi menjadi keputusan.
Pemerintah perlu membangun mekanisme komunikasi antarlembaga yang memiliki standar waktu respons, jalur eskalasi, dan pembagian kewenangan yang tegas. Informasi penting juga harus disampaikan kepada masyarakat secara cepat, konsisten, dan mudah dipahami. Ketika kondisi udara memburuk, misalnya, warga membutuhkan informasi yang jelas mengenai wilayah terdampak, risiko kesehatan, langkah perlindungan, dan perkembangan penanganan. Transparansi menjadi bagian penting dari respons tersebut. Ketika pemerintah menyampaikan apa yang diketahui, apa yang sedang dilakukan, dan apa yang masih belum pasti, masyarakat memiliki dasar yang lebih baik untuk mengambil keputusan. Sebaliknya, komunikasi yang terlambat atau berubah-ubah dapat menimbulkan kebingungan dan mengikis kepercayaan.
